วันที่ 7 ธันวาคม 2561 งานข้อมูลท้องถิ่นและจดหมายเหตุ ได้จัดอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่อง ทบทวนคู่มือตารางกำหนดอายุเอกสาร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ปี 2562 โดยมีตัวแทนคณะ หน่วยงาน ที่ดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารราชการเข้าร่วมอบรม มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องการบริหารจัดการเอกสารของหน่วยงาน เพื่อให้ทราบวิธีการ ขั้นตอน ปัญหาและอุปสรรคในการดำเนินงาน ตลอดจนแนวทางการแก้ไขปัญหา เพื่อให้แต่ละหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีได้แนวปฏิบัติที่ดีและเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
ในขณะเดียวกันได้ร่วมกันพิจารณาทบทวนคู่มือตารางกำหนดอายุเอกสาร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ซึ่งใช้มาตั้งแต่ปี 2550 เพื่อปรับปรุงแก้ไขให้สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน โดยมีความเห็นร่วมกันว่าให้ยุบรวมหมวดหมู่เอกสารจากเดิมที่มีทั้งหมด 15 หมวด ให้เหลือ 8 หมวด ซึ่งจะเริ่มใช้ในปี 2562 ทั้งนี้จะมีการประสานงานกับสำนักคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นผู้พัฒนาระบบบริหารงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ให้ดำเนินการพัฒนาระบบให้สอดคล้องกันอีกด้วย เพื่อความสะดวกในการจัดหมวดหมู่เและการทำลายเอกสารที่สิ้นกระแสอายุการใช้งาน ให้ได้มาซึ่งเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอุบลราชธานีต่อไป
