วันที่ 26 กรกฎาคม 2562 งานจดหมายเหตุ สำนักวิทยบริการ ได้จัดให้มีการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง การทบทวนตารางกำหนดอายุเอกสาร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี โดยได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายในมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ส่งบุคลากรที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการเอกสารของหน่วยงาน จำนวนกว่า 30 คน เข้าร่วมกิจกรรม ซึ่งจัดขึ้นที่ห้องประชุม Lockard ชั้น 1 อาคารข้อมูลท้องถิ่น สำนักวิทยบริการ โดยมี นางฉวีวรรณ ชัยวัฒนา ผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการ เป็นประธานในพิธีเปิด และนางนลินี ธนสันติ ผู้อำนวยการกองกลาง มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เป็นที่ปรึกษาในการจัดกิจกรรม
ผลจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ได้กำหนดให้หน่วยงานต่าง ๆ ดำเนินการจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในมาตรฐานเดียวกัน คือ 8 หมวด ประกอบด้วย
- หมวด 1 การเงิน งบประมาณ
- หมวดที่ 2 พระราชบัญญัติ พระราชกำหนด พระราชกฤษฎีกา มติคณะรัฐมนตรี คำสั่ง ข้อบังคับ ระเบียบ กฎ ประกาศ
- หมวดที่ 3 โต้ตอบ พิธีการ
- หมวดที่ 4 บริหารทั่วไป รายงาน สถิติและแบบสอบถาม แผนงาน โครงการ งานวิจัย การพัฒนาคุณภาพองค์กร และมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ
- หมวดที่ 5 บริหารงานบุคคล การพัฒนาบุคลากร
- หมวดที่ 6 การประชุม
- หมวดที่ 7 วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง
- หมวดที่ 8 บริการการศึกษา นักศึกษา และบัณฑิตศึกษา
ทั้งนี้ งานจดหมายเหตุ จะดำเนินการประสานกับสำนักคอมพิวเตอร์และเครือข่ายในการพัฒนาระบบสารสนเทศเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี (E-document) เพื่อให้สอดคล้องกับการดำเนินงานต่อไป
นอกจากนั้นแล้ว ยังได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง การทำลายเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งาน เพื่อให้ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ และวิธีการดำเนินงานด้านจดหมายเหตุ ซึ่งงานจดหมายเหตุจะได้จัดทำขั้นตอนการทำงานแจ้งให้ทุกหน่วยงานทราบ เพื่อใช้เป็นแนวปฏิบัติในการทำลายเอกสารราชการต่อไป
ภาพโดย : พัสกร อยู่สอน